Samverkan inom EU
Ett treårigt förberedelseprojekt för den nya EU-programperioden 2021-2027 för projektfinansiering.
Förberedelseprojektet bestod av sju delprojekt, med ett hundratal projektdeltagare som arbetade inom områden som till exempel juridik, uppföljning, finansiering och produktutveckling.
Summering
I projektet fokuserade vi på att digitalisera ansökningsflödet och integrera designprinciper och arbetssätt i utvecklingsarbetet.
Vi arbetade framförallt tillsammans i ett tvärfunktionellt produktutvecklingsteam och använde en hypotesbaserad metod för att förstå användarnas och kundernas utmaningar och identifiera förbättringsmöjligheter. För att validera hypoteserna använde vi oss bland annat av:
Intervjuer
Användningstester
Statistisk analys
För att visualisera och sammanställa insikter användes framförallt en kundresa.
Genom att arbeta tillsammans som ett team och tidigt kartlägga antaganden kunde teamet gå från insikter till handling och skapa en e-tjänst som resulterade i flera hundra lyckade projektansökningar.
Så gick vi tillväga
Arbetssätt
Som UX:are i detta projekt så lade vi fokus på att:
Förstå kunders och användares utmaningar
Förstå olika organisationers utmaningar såsom regulatoriska och/eller lagstiftningsmässiga utmaningar och krav från EU
Identifiera förbättringsmöjligheter
Formulera hypoteser
Designa lösningar
Arbetet skedde i ett tvärfunktionellt produktutvecklingsteam där vi koordinerade designarbetet mellan flera olika projektgrupper.
Designresearchprocess beskriven av Erika Hall
Länk till artikeln på LinkedIn
Empatikartläggning
Eftersom det fanns mycket kunskap internt kring användargrupper tog vi tidigt fram empatikartor. Dessa gav oss en utgångspunkt för möjliga hypoteser. Huvudsyftet var att tidigt inkludera en skapa samsyn kring ett användarcentrerat arbetssätt.
Hypoteser
Vi visste att det fanns olika identifierade förbättringsområden så som:
Det var svårt att hitta rätt finansiering
Det var otydligt för användarna exakt vad vi behövde för att handlägga deras ansökan
Utifrån dessa förbättringsområden skapade vi hypoteser om vad som skulle kunna lösa dem. Till exempel, direktlänkar från erbjudandet om finansiering (utlysningarna) till ansökningsformuläret kommer göra att sökande hittar rätt.
Validering av hypoteser
För att validera våra hypoteser och för att lära oss mer utförde vi:
Intervjuer av sökande och projektpartners
Intervjuer av handläggare
Statistikanalys, för att se övergripande mönster hos användare
Användningstester vars huvudsakliga uppgift är att svara på om vi är på väg åt rätt håll, ska vi bygga något? Eller har vi byggt rätt?
Intervjuer är ett effektivt sätt att lära sig mycket och undvika att skapa bias hos den intervjuade.
Dessa arbetssätt ger produktteamen övergripande förståelse för användare och kunder och hur vi kan lösa problem.
Dela insikter
Ingen användarresearch är värd någonting om den läggs i en rapport och stoppas i en “byrålåda”.
Vi använde en kundresa som ett sätt att sammanställa och visualisera det vi lärt oss. Den illustrerar kundernas eller användarnas smärtpunkter och fungerar som en guide för vilka produktområden som är viktiga att fokusera på för att förbättra och informera alla inblandade i projektet om verkligheten hos våra användare.
Resultat
Ett uppdaterat digitaliserat ansökansflöde
Designprinciper införlivade i arbetet
En ansökan som gör det tydligare och guidar de som driver projekt enligt myndighetens förväntningar
Det är nu enklare för en handläggare att bedöma och säkerställa att stöd ges till de projekt som kommer göra störst nytta i samhället