Save Sweden's businesses
Resultat
Vi digitaliserade hanteringen av 44 miljarder kronor som skulle ut till företag
Vi strukturerade om en hel myndighet att jobba agilt och förstå värdet av användarcentrerade arbetssätt
Vi kunde ena en myndighet genom att snabbt visualisera vad korttidsstödet är och vad handläggarna skulle möta
Vi lyckades leverera en ansökanstjänst trots att lagstiftningen ändrades 22 gånger under pågående utvecklingsarbete
Genom användningstester kunde vi undvika fallgropar som hade gjort att supportorganisationen drunknat i telefonsamtal och mejl
När allt stod still. Ett öde Scania efter att personalen fått gå hem med korttidsstöd våren 2020. Foto: Lina Larsson
Förutsättningar
Korttidsstödet vilar på en helt annat legal grund än de stöd som Tillväxtverket normalt hanterar och har en annan ärendecykel.
Normalt hanterade myndigheten några tusen ärenden per år medan detta stödsystem skulle hantera cirka 100 000 ärenden. Vi hade cirka tre veckor på oss att leverera en ansökanstjänst.
Vid starten av uppdraget var vi ett produktutvecklingsteam inklusive tre UX-designers.
Så gick vi tillväga
Starten
UX tillsammans med Produktägare initierar en daglig stand up där vi fokuserar på vårt gemensamma mål i en tvärfunktionell gruppering med flera ledare och utsedda representanter för flera olika enheter på myndigheten.
Organisationen är inte van vid agila arbetssätt, men tidsperspektivet och många okända faktorer ger ingen annan möjlighet. Genom att starta samtalet i dagliga stand ups får vi en förståelse för det arbete som utförs.
Vi krokar också arm med juridik och börjar arbeta nära tillsammans och visualiserar kontinuerligt stödhanteringen som vi bygger. Detta hjälper oss att hitta en gemensam grund och förståelse.
Samsyn
För att skapa samsyn i organisationen genom att vara så transparenta som möjligt med nya lösningar men samtidigt lägga så lite onödig tid på sammanställningar och presentationsmaterial så håller vi muntliga genomgångar där vi demar både prototyper och lösningar i testmiljön.
Vi samlar även in feedback och tankar, ofta deltar över 300 medarbetare, vilket skapar en enorm kraft och ett samskapande med hela organisationen. Det här arbetssättet var möjligt genom den remote first kultur som vi myndigheten tvingades in i på grund av pandemin, där vi kunde kraftsamla utan geografiska hinder eller fysiska begränsningar.
Vi fortsatte under ett års tid men allt eftersom tiden gick och organisationen mognade fann vi att det var bättre att låta handläggare visa och berätta. Vi UX-designers stöttade istället när det behövdes.
Muntliga genomgångar med demos visade sig vara ett mycket kraftfullt verktyg för att hitta problem tidigt och förena olika funktioner i organisationen.
Scenarios
Att sätta upp scenarios var en nyckel för att snabbt förstå nästa fas i ärendecykeln och dess komplexitet. Det blev då också möjligt för oss att se hur till exempel juridiken påverkar utvecklingen och vilka ställningstaganden som behövdes för att komma vidare.
Vi gjorde detta utforskande arbete tätt tillsammans med utvecklare, jurister och andra kompetenser från organisationen för att säkerställa att idéerna var möjliga att förverkliga.
Arbetssätt
Under hela projektet arbetade vi i korta cykler och fortsatte att testa våra lösningsförslag. Vi bjöd även in intressenter och ledare att följa vår arbetsprocess och lyssna på användartester. Det var ett kraftfullt verktyg för att få en förståelse för varför användarcentrerade arbetssätt är så viktiga.
Genom att arbeta användarcentrerat med agila metoder och alltid lyssna på supportorganisationen kunde vi förebygga men också snabbt reagera på problem.
Lärdomar
Effektiva digitala verktyg för samarbete och samskapande är ett måste för att arbeta tillsammans på distans
Att visualisera och arbeta nära juridik är nyckeln när man utvecklar i snabb takt och har regulatoriska krav
Att bjuda in beslutsfattare till användartester skapar en förståelse för varför UX-arbete är viktigt och hjälpte oss att fatta rätt beslut
Det var en förutsättning att det finns förtroende och tillit mellan UXare och utvecklare och ett nära samarbete
Demos är ett kraftfullt sätt att förena intressenter och ger transparens
En av förutsättningarna var att hela myndigheten var distribuerad och satt hemma och jobbade, många kunde sammanstråla när det behövdes, vilket skapade en känsla av samhörighet och fokus